Die DSGVO ist nun schon ein paar Monate aus den Schlagzeilen verschwunden. Wir im LVPEBW und viele Selbsthilfegruppen haben die erforderlichen Arbeiten längst erledigt. Dennoch tauchen immer wieder Fragen auf, die den Datenschutz in einer SHG betreffen. Hier möchten wir auf diese Fragen gezielt eingehen.
Wir möchten Sie aber darauf aufmerksam machen, dass dieser Beitrag lediglich einem unverbindlichen Informationszweck dient und keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellt. Insofern verstehen sich diese Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
Datenschutz? Betrifft mich das als Selbsthilfegruppe?
Ja. Diese gesetzlichen Richtlinien betreffen nicht nur Unternehmen oder große Vereine. Auch für Selbsthilfegruppen, egal in welcher Form sie organisiert sind gelten (fast) alle gesetzlichen Bestimmungen!
Rutscht eine Selbsthilfegruppe nicht wegen mangelnder Größe durch das Raster?
Es ist zwar richtig, dass eine Selbsthilfegruppe in der Regel zu klein ist, um eine besondere Aufmerksamkeit der Behörden zu bekommen. Die eigentliche Gefahr betreffen nicht irgendwelche Aktivitäten seitens der Behörden sondern Hinweise z.B. durch ehemalige Mitglieder.
Leider gibt es in SHGs immer wieder kleine private Streitereien. Und eine „gute Möglichkeit“ sich an den Verantwortlichen zu „rächen“, ist immer noch ein entsprechender Hinweis auf nicht umgesetzte Datenschutzmaßnahmen. Deshalb sollten Sie das nicht auf die leichte Schulter nehmen.
Folgende Dinge sollten Sie erledigen bzw. erledigt haben:
- Von Ihren Dienstleister (Hoster Ihrer Internetseiten, Verwalter Ihrer E-Mail-Adressen) sollten Sie eine entsprechende Erklärung anfordern, dass die dortige Verarbeitung mit der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) in Einklang steht. Die entsprechende Erklärung ist recht einfach zu bekommen. In der Regel genügt eine Anfrage per E-Mail. Sie legen diese einfach zu Ihren Unterlagen.
Übrigens: Google selbst gibt eine solche Erklärung für Gratis-Angebote grundsätzlich nicht ab. Somit wissen Sie, was dort vom Datenschutz zu halten ist.
- Haben Sie eine eigene Internetseite, dann müssen Sie auf der Seite einen Hinweis anbringen, dass Cookies verwendet werden (sie kennen diesen Hinweis von anderen Seiten, die sie selbst im Internet aufrufen. ) Auch wenn Sie selbst gar keine Cookies verwenden – und nicht einmal wissen, was das ist, Ihr Dienstleister wird es jedoch in der Regel tun. Deshalb benötigen Sie den Hinweis. Die Person, die Ihre Homepage gemacht hat, dürfte keine Probleme haben, diesen Hinweis anzubringen. Verwenden Sie einen Web-Baukasten oder ein CMS wie WordPress, dann gibt es vorgefertigte Lösungen.
- Wenn Sie auf Ihrer Internetseite ein Kontaktformular haben, müssen Sie sicherstellen, dass eine E-Mail erst dann abgeschickt werden kann, wenn der Absender vorher einen entsprechenden Datenschutzhinweis angeklickt hat. Ist das zu aufwändig für Sie, dann nehmen sie das Kontaktformular aus Ihrer Internetseite heraus und stellen an dessen Stelle eine Seite ein, auf der auf Ihre Kontaktadresse einfach hingewiesen wird. Der Interessent, muss sein eigenes E-Mail-Programm verwenden, möchte er Ihnen eine E-Mail schicken. Auch Ihr Impressum braucht einen entsprechenden Datenschutzhinweis.
- Machen Sie eine Übersicht, über alle Verwaltungstätigkeiten, bei denen Sie Daten Ihrer Mitglieder verarbeiten. Bei uns im LVPEBW hat eine solche Auflistung mehrer Seiten. Bei Ihnen langt in der Regel ein einziger Eintrag auf der Liste, nämlich Mitgliederverwaltung z.B. für Einladungen. Danach listen Sie noch genau die Datenfelder auf, die sie gespeichert haben z.B Name, Adresse, Telefonnummer usw. – und legen Sie diese bei Ihren Unterlagen ab.
- Selbsthilfegruppen sind lose organisiert. Es gibt in der Regel keine „richtige Mitgliedschaft“. Die Menschen kommen einfach. Aber ohne Einverständniserklärung dürfen Sie keine Daten speichern oder verarbeiten. D. h. selbst für Einladungen brauchen Sie vorher eine schriftliche Bestätigung: „Hiermit erlaube ich der Selbsthilfegruppe meine Daten abzuspeichern und zu verarbeiten. Datum – Unterschrift“. Das bedeutet jedes alte oder neue Miglied muss eine solche Erklärung unterschreiben.
- Wenn Sie an Ihre Selbsthilfegruppe E-Mails schicken, achten Sie bitte darauf, dass Sie die Empfänger-Emails alle in den sogenannten „BCC“ – eintragen. Sonst kann jemand alle E-Mail-Adressen der anderen Empfänger sehen – und das wäre nicht erlaubt!
Das wären hier die wichtigsten Punkte. Es gibt „eigentlich“ noch mehr. Hört sich kompliziert an – ist es auch. Wir im LVPEBW kennen uns mittlerweile notgedrungen ein wenig damit aus. Gerne beantworten wir Ihnen Ihre spezielle Fragen dazu. Nehmen Sie einfach per E-Mail mit uns Kontakt auf.
Die Nationale Kontaktstelle für Selbsthilfegruppen hat eine sehr gute Internetseite zusammengestellt, auf der Sie ausführlichere Informationen erhalten – und auch herunterladen können:
https://www.nakos.de/themen/datenschutz
